Selasa, 17 April 2012

contoh penyusunan kinerja sekretariat


KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-NYA atas penyelesaian penyusunan Perencanaan Strategis (Renstra) Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi Tahun 2009 – 2014 sebagai satu bagian yang utuh dari manajemen kinerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sigi dalam mengatur urusan rumah tangga daerahnya sendiri sesuai dengan corak, sifat dan aspirasi daerah serta masyarakatnya.
Seperti sudah kita ketahui bersama, bahwa Perencanaan Strategis merupakan suatu proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 5 (lima) tahunan dengan memperhitungkan dan mengeksplorasi berbagai faktor internal dan eksternal organisasi guna menetapkan arah pengembangan / perjalanan organisasi, tahapan serta strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam Penyusunan Perencanaan Strategis ini kami sadari masih jauh dari kesempurnaan, namun demikian kiranya dapat dijadikan pedoman khusus bagi Sekretariat DPRD Kab. sigi dalam menetapkan skala prioritas program / kegiatan guna meningkatkan efesiensi dan efektivitas program / kegiatan terutama di bidang Administrasi Umum Pemerintahan.
Semoga dengan pendekatan Perencanaan Strategis yang jelas dan sinergis, diharapkan di masa mendatang Sekretariat DPRD Kab. Sigi dapat lebih maju mengantisipasi dan adaptif terhadap berbagi perubahan dan perkembangan yang sangat mempengaruhi kondisi internal maupun eksternal organisasi dalam mewujudkan visi dan misi organisasi.










Sigi,                             2009
Penyusun




FANDI


















BAB I
PENDAHULUAN
1.1.  Latar Belakang
Penyelenggaraan Pemerintahan daerah yang kini diatur dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana yang tercantum dalam pasal 1 ayat (2) dan Pasal 14, memberikan peluang bagi Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas Otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem perinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia, sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Republik Indonesia tahun 1945, berarti bahwa Pemerintah Daerah memiliki kewenangan dalam mengatur urusan rumah tangga daerahnya sendiri sesuai dengan corak, sifat dan aspirasi daerah serta masyarakat .
Dengan demikian pemerintah daerah dapat merencanakan, melaksanakan, pada pengambilan keputusan mengenai rencana strategi kebijakan, program pembangunan daerahnya, dan perlu memperhatikan urusan wajib dan urusan pilihan, mampu membantu menyelesaikan permasalahan nasional serta mengemban amanat pembangunan yang diberikan oleh pemerintah pusat. Undang- undang Nomor 32 tahun 2004 memberi kewenangan kepada kepala daerah untuk melakukan koordinasi perencanaan pengawasan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan pada tingkat kota, yang diatur lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 tentangPembangian Urusan Pemerintahan antara pemerintah, pemerintah daerah propinsi, dan pemerintah daerah kabupaten/kota dimana terdapat urusan wajib dan urusan pilihan sehingga tidak bertentangan dengan kepentingan umum dan / atau peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.
Sejalan dengan ditetapkannya Undang- Undang nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, pemerintah daerah dituntut untuk melaksanakan perencanaan pembangunan jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek yang memberikan arah kebijakan keuangan daerah, strategi pembangunan daerah, arah kebijakan umum dan program pembangunan daerah. Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka pihak Pemerintah Kab. Sigi menyusun Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Kab. Sigi Tahun 2009 -2029 yang arah pembangunannya secara umum ditandai dengan mantapnya pranata kelembagaan dan organisasi perangkat daerah, pengendalian laju pertambahan penduduk, pemanfaatan ruang yang serasi dan efesien, meningkatnya peran serta masyarakat dalam pengelolaan lingkungan hidup serta terbangunnya sarana dan prasarana pendukung perekonomian kota. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kab. Sigi Tahun 2009 -2014, telah memuat visi pembangunan dan visi kepala daerah berguna untuk petunjuk Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam menyusun rencana kerjanya dan pedoman alokasi anggaran setiap bidang selama kurun waktu lima tahun kedepan.
Visi pembangunan Kabupaten Sigi tahun 2005-2025 adalah
”Terwujudnya Kabupaten Sigi sebagai pusat pelayanan berkualitas bidang pendidikan, kesehatan dan perdagangan Sulawesi Tengah berlandaskan iman dan takwa”
Sedangkan visi Bupati dan Wakil Bupati Kab. Sigi periode 2009- 2014 adalah ”dengan iman dan taqwa mewujudkan pemerin tahan yang amanah berparadigma surgawi menuju kabupaten sigi yang cerdas, sehat dan sejahtera”
Untuk mewujudkan visi Bupati dan Wakil Bupati Kab. Sigi tersebut di atas, dilakukan dengan Misi yang akan dilaksanakan yakni ” mewujudkan pengamalan nilai- nilai agama, sosial dan budaya serta mewujudkan tata kelola pemerintahan dan aparatur yang profesioanl dan religius ( good governance and clean government)”
Kondisi good governance and clean government memerlukan sinergitas kelembagaan (perangkat daerah) guna menjaga kesinambungan program dan kegiatan pembangunan daerah dalam kera ngka perencanaan jangka panjang, menengah dan pendek. Keberadaan perangkat daerah sebagai unsur pembantu kepala Daerah dalam menyelenggaraan pemerintahan daerah sangat penting untuk menunjang pelaksanaan urusan wajib dan urusan pilihan daerah demi keberhasilan pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan daerah serta demokrasi dalam mendukung upaya pencapaian visi misi Kab. Sigi.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi sebagai organisasi perangkat daerah yang masuk di bidang Pemerintahan Umum mengemban tugas untuk turut mewujudkan peningkatan kemampuan sumberdaya manusia aparatur baik dari aspek teknis maupun akademis guna meminimalisir kondisi belum optimalnya kinerja pemerintah daerah yang telah menjadi isu strategis Pemerintah Kabupaten Sigi di bidang Pemerintahan Umum.
Seiring dengan kemajuan di berbagai bidang kehidupan termasuk perkembangan teknologi informasi, perkembangan regulasi d an peraturan perundang-undangan, peran Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah diharapkan tidak hanya sebagai fasilitas pendukung pelayanan administrasi saja, melainkan lebih jauh diarahkan sebagai pendukung pelayanan substantif lembaga legislatif dalam merancang dan mengoptimalkan peran public relation-nya, dengan selalu mengambil sikap proaktif dalam berkomunikasi dengan lembaga-lembaga yang potensial bersinergi dengan lembaga legislatif guna mewujudkan keharmonisan sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah.
Berdasarkan hal tersebut di atas, secara khusus Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi menyusun Rencana Strategis (Renstra) Tahun 2009-2014 yang mengacu pada agenda pembangunan yang tertuang dalam RPJMD Kabupaten Sigi tahun 2009-2014, dengan memperhatikan tantangan aspek pemerintahan yakni :
1.  Peningkatan kualitas sumber daya aparatur;
2.  Kebutuhan akan pelayanan publik yang lebih cepat, lebih baik dan lebih murah sebagai perwujudan tata kelola pemerintahan yang baik;
3.  Kesiapan aparatur negara dalam mengantisipasi proses demokratisasi agar mampu memberikan pelayanan yang dapat memenuhi aspektranparansi, akuntabilitas dan kualitas prima dari kinerja organisasi publik dan
4. Kebutuhan sarana dan prasarana yang sesuai dengan standar.
Dan diharapakan keberadaan Renstra Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi tahun 2009-2014 merupakan satu bagian yang utuh dari manajemen kinerja di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Sigi
1.2. Maksud dan Tujuan
       1.2.1. Maksud
                 1. Merupakan serangkaian rencana strategis, sasaran, tujuan, kebijakan, program dan      dengan memperhatikan , mengidentifikasikan dan mengekplorasi berbagai analisis faktor-faktor internal dan eksternal yang berpengaruh pada perkembangan visi misi organisasi.
2. Untuk memahami kondisi dan status pencapaian kinerja di masa lampau dan masa   kini.
3.  Merupakan suatu proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai 5 (lima) tahun dengan memperhitungkan potensi, peluang, kendala yang ada secara realistis dengan memahami kondisi dan perkembangan pencapaian kinerja masa kini dan masa depan.
4. Proses yang sistematis dan berkelanjutan dari perbuatan keputusan yang beresiko dengan memanfaatkan sebanyakbanyaknya pengetahuan antisipatif, mengorganisir secara sistematis pelaksanaan keputusan tersebut dan mengukur tingkat keberhasilannya.
5.  Langkah awal pengukuran akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD Kab. Sigi
6.  Tahapan perencanaan yang konsisten pada pencapaian hasil atau tujuan dan berkelanjutan tapi dapat mengikuti perubahan dalam arti perbaikan proses strategi pencapaian tujuan ;
7.  Sejumlah langkah atau taktik yang dirancang sebagai komitmen organisasi ;
8.  Rencana induk bagaimana suatu organisasi akan mencapai tujuan dengan keunggulan dan kelemahan komfetitifnya.
9. Sebagai langkah awal untuk melakukan pengukuran akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD Kab. Sigi ;
1.2.2. Tujuan
Tujuan menyusun rencana strategis Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi 2009-2014 adalah:
1. Untuk menetapkan arah pengembangan, memetakan arah perjalanan organisasi, tahapan dan strategi yang di perlukan untuk mencapai tujuan organisasi sesuai dengan arah kebijakan, strategi, program Pemerintah Kab. Sigi.
2. Untuk menatapkan skala prioritas program/kegiatan sehingga dapat meningkatkan episiensi dan efektivitas program/kegiatan.
3. Alat manajerial yang penting
1.3. Landasan Hukum
Landasan penyusunan Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi tahun 2009-2014 antara lain :
1. TAP MPR RI nomor XI/1998 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas Koropsi, Kolusi dan Napotisme;
2. Undang–Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme ( Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 3851);
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistim Perencanaan Pembangunan Nasional ( Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaga Republik Indonesia Nomor 4421);
4.  Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tetang Pemerintahan Daerah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah di ubah dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 ( Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia nomor 4844);
5. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126,Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4438);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82,Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4737)
7. Peraturan pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4741);
8. Intruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;
9. Berdasarkan peraturan Bupati Sigi No.3 Tahun 2011 Tentang uraian tugas pokok dan fungsi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi;






1.3.1. Kedudukan dan Peranan Renstra Sekretariat DPRD Kab. Sigi Dalam Perencanaan Daerah
Kedudukan Renstra dalam pembangunan erat kaitannya dengan sistem perencanaan pembangunan sebagaimana yang telah diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional sehingga keberadaan Renstra Sekretariat DPRD Kab. Sigi tahun 2009-2014 merupakan satu bagian yang utuh dari manajemen kinerja di lingkungan Pemerintahan Kota Sukabumi khususnya dalam melaksanakan agenda pembangunan baik dalam RPJMD, maupun RKPD yang menjadi acuan dalam menyusun Rencana Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kab. Sigi.
Peran Renstra Sekretariat DPRD Kab. Sigi yakni :
1. Diharapkan mendukung koordinasi antar pelaku pembangunan, kemasyarakatan dan demokrasi
2.  Menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi dan sinergitas antar pelaku pembangunan dan fungsi pemerintah daerah
3.  Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan
4. Mengoptimalkan partisipasi masyarakat dan
5. Menjamin tercapainya penggunaan sumber daya secara efektif, efisien berkeadilan dan berkelanjutan.

























2.1. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi
Kedudukan Sekretariat DPRD berdasarkan Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sigi, bahwa Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan, secara teknis operasional berada di bawah danbertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
Tugas Pokok Sekretariat DPRD sesuai pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat daerah Kabupaten Sigi adalah menyelenggarakan Administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Dalam melaksanakan tugas pokok Sekretariat DPRD. Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi secara lengkap :
a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD.
b. Penyelenggaraan kesekretariatan administrasi keuangan DPRD.
c. Penyelengaraan rapat-rapat DPRD dan
d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh
DPRD.
Berdasarkan Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Sigi, Sekretariat DPRD terdiri atas :
a. Bagian Perlengkapan dan Umum Keuangan, membawahkan :
a. Sub bagian Tata Usaha dan Kepegawaian
b. Sub bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga
c. Sub bagian Protokol dan Perjalanan
       b. Bagian Keuangan, membawakan :
            a. Sub bagian Anggaran
            b. Sub bagian Pembukuan Dan Perbendaharaan
            c. Sub bagian Aset
c. Bagian Persidangan dan Risalah Rapat, membawakan :
a. Sub bagian Persidangan
b. Sub bagian Risalah Rapat
c. Sub bagian Alat Kelengkapan Dewan
d. Bagian Perundang - undangan, membawahkan :
a. Sub bagian Kajian Hukum dan Prolegda.
b. Sub bagian Publikasi dan informasi .
c. Sub bagian perpustakaan dan dokumentasi.
e. Kelompok Jabatan Fungsional
Kedudukan, tugas pokok, fungsi dan tata kerja Sekretariat DPRD secara rinci sebagai berikut :
1. Tugas Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kab. Sigi :
a. Membantu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah di dalam melaksanakan tugas di bidang fasilitasi rapat DPRD, pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas DPRD dan pengelolaan tata usaha dan keuangan DPRD;
b.  Memimpin, mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan seluruh kegiatan di lingkungan Sekretariat DPRD ;
c.  Menyusun program kerja dalam pelaksanaan tugasnya;
d.  Membagi tugas kepada bawahannya;
e.  Membina terus menerus prestasi di dalam lingkungan Sekretariat DPRD ;
f. Mengadakan Koordinasi dengan semua dinas / instansi / lembaga baik pemerintah maupun swasta untuk kelancaran pelaksanaan tugas ;
g.  Memberikan pelayanan teknis administratif dan keuangan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD;
h.  Membina dan menyelenggarakan Administrasi kepegawaian, Organisasi dan tata laksana, keuangan dan perlengkapan Sekretariat DPRD;
i.   Mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf atau menandatangani naskah dinas yang menjadi kewenangannya;
j.   Memberikan saran dan pertimbangan kepada Pimpinan DPRD dalam pelaksanaan tugasnya;
k.  Mempertanggungjawabkan tugas di lingkungan Sekretariat DPRD secara taktis operasional kepada Pimpinan DPRD, sedangkan teknis administrasi kepada kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah;
l.   Pelaksanaan tugas lain yang di berikan oleh atasan.
Dalam menyelenggarakan tugasnya, Sekretaris DPRD di bantu oleh:
a.    Bagian Perlengkapan dan Umum Keuangan
b.  Bagian Keuangan
            c.  Bagian Persidangan dan Risalah Rapat
d.  Bagian Perundang - undangan
2.  Kepala Bagian Rapat, Risalah dan Informasi Kepala Bagian Rapat dan Informasi mempunyai tugas membantu dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD dalam hal :
a. Penyusunan program kegiatan rapat DPRD;
b. Fasilitas kegiatan rapat-rapat DPRD;
c.  Penyelenggaraan pelayanan informasi dan publikasi kegiatan DPRD dan produk –produk DPRD;
d. Pelayanan tugas lain yang di berikan oleh atasan.
Dalam menyelenggarakan tugasnya, Kepala Bagian Rapat, Risalah dan Informasi dibantu oleh :
a. Sub bagian Rapat
b. Sub bagian Risalah dan
c. Sub bagian Informasi
       3. Tugas Kepala Sub Bagian Rapat, dalam hal :
a. Penyiapan Penyusunan Program kegiatan rapat DPRD.
b. Pengkoordinasikan dan penyusunan rencana jadwal kegiatan rapat.
c. Penyediaan bahan rapat dan penataan tempat rapat
d. Pembuatan dan penyebaran surat undangan rapat
e. Penyiapan dan penyediaan makanan dan minuman pelaksanaan rapat
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Dibantu oleh pengelola rapat dan pengelola makanan dan minuman
       4. Tugas Kepala Sub bagian Risalah, dalam hal :
a. Penyiapan bahan penyusunan Program dan Kegiatan
b. Penatan dan penyimpanan risalah rapat
c. Pembuatan dan penyampaian laporan hasil kegiatan
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Dibantu oleh penyusunan / pembuatan risalah dan pengelola data risalah
5. Tugas Kepala Sub bagian Informasi, dalam hal :
a.  Penyiapan bahan penyusunan Informasi dan kegiatan
b.  Pengumpulan dan pengelolaan data informasi kegiatan
c.  Peliputan kegiatan alat kelengkapan DPRD
d.  Pelayanan Informasi dan publikasi kegiatan DPRD dan produk DPRD melalui media cetak buletin infosus
e.  Mengkoordinasian pelaksanaan kegiatan DPRD
f.  Pelaksanaan tugas lain yang berikan oleh atasan
Dibantu oleh pengelola informsi, pengelola peliputan dan pendistribusian serta pengelolaan adminsitrasi
       6. Kepala Bagian Produk Hukum dan Dokumentasi
           Kepala Bagian Produk Hukum dan Dokumentasi mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Sekretaris DPRD dalam hal:
a. Pengumpulan dan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan bahan penetapan produk hukum DPRD;
b. Pengagendakan dan penomoran produk hukum DPRD ;
c. Pengkajian dan Evaluasi produk hukum DPRD
d. Pelaksanaan penghimpunan produk hukum DPRD, naskah dinas lainnya, dan peraturan perundang-undangan ;
e. Penginventarisasian dan pendistribusian produk hukum yang dikeluarkan DPRD ;
f. Penyelenggaraan pendokumentasian produk hukum DPRD
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan
Dalam menyelenggarakannya tugasnya Kepala Bagian Produk Huku m
dan Dokumentasi dibantu oleh :
a.    Subbagian Produk Hukum dan
b. Subbagian Dokumentasi
7. Tugas Kepala Sub Bagian Produk Hukum, dalam hal :
a. Pengumpulan, penyiapan dan penyusunan bahan penetapan produk hukum DPRD ;
b. Pengagendaan dan penomoran produk hukum DPRD
c. Pelaksanaan tugas lain atas perintah atasan
Dibantu oleh pengelola produk hukum dan administrasi
8. Tugas Kepala Sub Bagian Dokumentasi, dalam hal :
a.  Pengumpulan dan penyiapan dan penyusunan rencana dan program
b.  Pengagendaan dan penomoran produk hukum DPRD, naskah dinas lainnya dan peraturan perundang-undangan
c.  Penginventarisasian dan pendistribusian produk hukum yang dikeluarkan DPRD
d. Peyelenggaraan pendokumentasian Produk Hukum DPRD
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Dibantu oleh pengelola dokumentasi Hukum dan pengelola administrasi.
9. Kepala Bagian Umum, Perlengkapan dan Keuangan
Kepala Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas membantu dan bertanggung jawab kepada Sekretaris DPRD dalam hal:
a.    Penyusunan kebutuhan rumah tangga, perlengkapan, keuangan dan kepegawaian Sekretariat DPRD dan DPRD ;
b. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas Sekretariat DPRD dan DPRD
c. Penyelenggaraan Pelaksanaan urusan keuangan dalam lingkungan Sekretariat DPRD dan gedung DPRD
d.  Pengendalian dan pengawasan terhadap anggaran keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD
e.  Pengelolaan sarana dan prasarana rapat-rapat DPRD ;
f.  Pengelolaan ketatausahaan
g.  Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam menyelenggarakan tugasnya, Bagian Umum, Perlengkapan dan Keuangan dibantu oleh :
a. Subbagian Umum dan Kepegawaian
b. Subbagian Perlengkapan dan :
c. Subbagian Keuangan
       10. Tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawian, dalam hal :
a.  Pelaksanaan urusan umum dan kepegawaian Sekretariat DPRD dan DPRD
b.  Pelaksanaan ketatausahaan Sekretariat DPRD dan DPRD
c.  Pelayanan perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD
d. Penyiapan bahan usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi pegawai, pensiunan dan penghargaan
e. Pengadaan bahan usulan program pendidikan dan pelatihan serta pengembangan pegawai
f.  Pengamanan dilingkungan Sekretariat dan gedung DPRD
g.  Penyiapan rencana program dan kegiatan
h.  Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Dibantu pengelola administrasi umum DPRD, pengelola administrasi Sekretariat DPRD dan pengelola administrasi kepegawaian.
       11. Tugas Kepala Sub Bagian Perlengkapan, dalam hal :
a. Pengumpulan dan penyiapan bahan dalam rangka penyusunan rencana program dan kegiatan
b.  Penyiapan dan pengusulan sarana mobilitas dan prasarana Sekretariat DPRD dan DPRD
c.  Pengelolaan Administrasi pengadaan dan pelengkapan DPRD dan Sekretariat DPRD
d.  Penyedian dan penyaluran barang-barang yang diperlukan oleh DPRD dan Sekretariat DPRD
e. Pemeliharaan dan pengurusan sarana dan prasarana untuk keperluan rapat DPRD dan Sekretariat DPRD
f. Pemeliharaan gedung dan kendaraan dinas DPRD dan Sekretariat DPRD
g. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Dibantu oleh pengelola barang inventaris Sekretariat DPRD dan DPRD
       12. Tugas Kepala Sub Bagian Keuangan, dalam hal :
a. Pengumpulan dan pengelolaan data untuk penyusunan rencana keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD
b. Pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD
c. Pengendalian pengawasan pelaksanaan anggaran kegiatan Sekretariat DPRD dan DPRD
d. Pengumpulan rencana Program dan kegiatan
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan
Dibantu oleh pengelola anggaran / bendahara dan pengelola administrasi keuangan .
2.4. Sistem, Prosedur, dan Mekanisme Organisasi
       Ditinjau dari sistem, prosedur dan mekanisme Organisas i Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi tidak akan terlepas dari elemen-elemen penting dalam struktur Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Daerah Kabupaten Sigi sebagai berikut :
a.      Spesialisasi Pekerjaan (Work Specialization)
       Dalam Oganisasi Sekretariat Dewan Perwaklan Rakyat Daerah Kab. Sigi terdapat pembagian pekerjaan dimana tugas -tugas dalam organisasi dibagai menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terpisah, sehingga setiap karyawan memiliki spesialisasi dalam melakukan kegiatan tertentu dari pada melakukan seluruh kegiatan.
b.      Departementalisasi
Adanya pengelompokan pekerjaan-pekerjaan sehingga tugas-tugas yang sama dapat dikoordinasikan.
c.       Rental Perintah (Cahin Of Command)
Adanya garis kewenangan yang tidak terputus dari puncak organisasi ke eselon yang paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Kewenangan dan kesatuan perintah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari rantai perintah ini karena dengan kewenangan (authority) adanya hak-hak yang melekat pada kedudukan Pimpinan untuk memberi perintah dan untuk dipatuhi, dan dengan prinsip kesatuan perintah (unity Of Command) menunjukan bahwa seorang karyawan memiliki satu atasan yang kepadanya ia bertanggungjawab secara langsung.
d.      Rentang Kendali (Span Of Control)
Adanya jumlah tingkatan atau jumlah manajer yang memiliki organisasi, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah pasal 28 ayat (2) dinyatakan bahwa Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi terdiri dari paling banyak 4 (empat) bagian, dan masing-masing bagian terdiri 3 (tiga) Sub bagian, dan berdasarkan Perda nomor 6 tahun 2008 tentang pembentukan dan susunan organisasi perangkat daerah, terdiri dari 3 bagian dengan masing-masing mempunyai 2 sampai 3 sub bagian.
e.       Formalisasi
Dimana tugas pekerjaan dalam organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah distandardisasikan, Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah memiliki tingkat formalitas yang cukup tinggi mengingat karyawan selalu menangani hal yang sama dengan cara yang sama, dan menghasilkan kekeluaran yang sama pula, terdapat uraian pekerjaan yang jelas, banuak peraturan organisasi dan prosedur yang terdefinisi dengan jelas.















BAB III
PROFIL PEKERJAAN PELAYANAN
SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SIGI
Kinerja Pelayanan Masa Kini
       Untuk menilai kinerja pelayanan organisasi di masa kini sesuai dengan pelaksanaan tugas dan fungsi, diperlukan suatu penilaian dan analisis kinerja organisasi di tahun anggaran sebelumnya untuk dijadikan ukuran keberhasilan ataupun kegagalan suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikan atau peningkatan kinerja organisasi selanjutnya . Dalam institusi pemerintah khususnya, penilaian kinerja sangat berguna untuk menilai kualitas, kuantitas dan efisien pelayanan, memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran, dan mendorong pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan publik.
            Selain pengukuran kinerja, evaluasi atas capaian kinerja, analisis efisien dan efektivitas terhadap setiap indikator kinerja, penilaian kinerja organisasi perlu memperhatikan kebijakan-kebijakan yang mengatur peningkatan kinerja instansi pemerintah dan kualitas pelayanan publik antara lain Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang Penyusunan Sistem dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akutanbilitas Kinerja Instansi Pemerintah, dan SK Menpan Nomor KEP/25/M.PAN/2/2/2004 tentang Pedoman PenyusunanIndeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelaksana Instansi Pemerintah, namun kebijakan-kebijakan tersebut tidak secara otomatis menjadi solusi bagi kegiatan pelayanan oleh instansi pemerintah yang selama ini bercitra buruk, berbelit-belit, lambat, dan berbiaya mahal. Hal tersebut berkaitan dengan persoalan seberapa jauh berbagai peraturan pemerintah disosialisasikan di kalangan aparatur pemerintah dan masyarakat, serta bag aimana infrastruktur pemerintah, dana, sarana, teknologi, kompetensi sumber daya manusia (SDM), budaya kerja organisasi disiapkan untuk menopang pelaksanaan berbagai peraturan tersebut sehingga kinerja pelayanan publik menjadi terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya.
       Upaya mewujudkan kinerja pelayanan di lingkungan organisasi pemerintah daerah juga memerlukan suatu prosedur kerja standar sebagai pedoman pelaksanaan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
            Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembangian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Propinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten / Kota di dalam pasal 9 mengenai perlu ditetapkannya norma, standar, prosedur dan kriteria untuk pelaksanaan urusan wajib dan urusan pilihan pemerintah atau pemerintah daerah. Demikian pula Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Sigi sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah yang memiliki urusan wajib di bidang Pemerintahan Umum, berkewajiban mendukung arah pembangunan pada RPJMD ke II (2009- 2014) dibidang Pemerintahan Umum yaitu mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang baik dengan aparatur Pemerintah Daerah yang profesional dan amanah. Tahap ini dititikberatkan pada :
a. Peningkatan sumber daya manusia aparatur baik dari aspek teknis maupun akademis dan penempatan pegawai sesuai dengan kompe tensi untuk mendukung optimalisasi pelayanan masyarakat
b. Penataan kelembagaan dan organisasi daerah dilakukan sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Org anisasi Perangkat Daerah serta optimalisasi kinerja perangkat daerah dalam mendukung upaya pencapaian visi Kabupaten Sigi dan kesejahteraan masyarakat .
c. Pembangunan aspek keuangan daerah diarahkan pada efisiensi dan efektivitas penggunaan anggaran, peningkatan daya guna keuangan daerah melalui restrukturisasi peraturan daerah, peningkatan kualitas pelayanan pada wajib pajak dan retribusi serta optimalisasi kinerja SKPD penghasil pendapatan yang digunakan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Peluang dan Tantangan Eksternal
       Peluang (Opportunities)
Berupa situasi dan faktor–faktor luar organisasi yang bersifat positif, dan dapat mendorong / membantu organisasi dalam upaya mencapai visi dan memudahkan pelaksanaan misi organisasi yang telah ditetapkan. Peluang yang dapat dimanfaatkan oleh Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi yaitu :
a. Seiring dngan perkembangan jaman, adanya tuntutan peran Sekretariat DPRD yang lebih maksimal baik itu fungsi administratif maupun substantifnya guna mendukung pelaksanaan tugas DPRD yang lebih optimal sebagai salah satu unsur penyelenggara pemerintah daerah;
b. Adanya kebijakan atau peraturan perundang-undangan yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi .
Tantangan (Threats)
     Berupa faktor-faktor luar oganisasi yang bersifat negatif dan dapat mendorong / membantu organisasi dalam upaya mencapai visi dan dapat menjadi penghambat bagi organisasi dalam pelaksanaan misi organisasi yang telah ditetapkan.
a. Masih kurangya pemahaman sebagian anggota DPRD terhadap ketentuan perundang-undangan yang berlaku yang berdampak pada kuranya dukungan terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi ;
b. Masih adanya lembaga yang kurang kooperatif, kurang peduli terhadap tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD
c. Belum cukup dukungan dari DPRD dan Pemerintah Kabupaten Sigi dalam Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD .
d.  Adanya anggapan bahwa Sekretariat DPRD hanya sebagai instrumen pelayanan administratif
e. Transisi / peralihan peraturan perundang- undangan yang menghambat kinerja .
Rumusan Perubahan , Kecenderungan masa depan yang berpengaruh pada tupoksi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi
       Perubahan dan kecenderungan masa depan yang berpengaruh pada tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi berkaitan erat dengan reposisi dan Refungsionalisasi DPRD sebagai badan legislatif daerah yang menjadi salah satu unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah, sebagai implikasi dari amanat Undang-undang Otonomi daerah tentang pentingnya pemberdayaan masyarakat, pengembangan prakarsa dan kreativitas, peningkatan peran masyarakat, dan pengembangan peran dan fungsi DPRD.
       Paket Undang- undang Otonomi Daerah mengamanatkan adanya sinergitas antara local triumvirat untuk mewujudkan good govemance melalui reformasi kelembagaan (Institutional Reform) dan reformasi manajemen Publik ( Public Management Reform ) yang menyangkut pembenahan seluruh alat-alat pemerintah di daerah , baik struktur maupun Infra Strukturnya.
       Kunci Reformasi kelembagaan tersebut adalah pemberdayaan masing - masing elemen di daerah, yaitu masyarakat umum sebagai stake holder, pemerintah daerah sebagai eksekutif, dan DPRD sebagai share Holder.
       Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi sebagai perangkat daerah Pendukung DPRD dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya , menjadi instrumen kelembagaan yang sangat penting bagi DPRD agar dapat melaksanakan semua tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien, sehingga Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi perlu menetapkan suatu strategi pengembangan organisasi secara kontinyu dan meningkatkan kapasitas profesional sumberdaya aparatur yang memahami berbagai peraturan dan prosedur administratif dan manjenarial yang telah ditentukan oleh Pe merintah Pusat dan Daerah.
       Seiring dengan kemajuan di berbagai bidang kehidupan termasuk perkembangan teknologi informasi perkembangan regulasi dan peraturan perundang-undangan, peran Sekretariat DPRD diharapkan tidak hanya sebagai fasilitas pendukung pelayanan administrasi saja, melaikan lebih jauh diarahkan sebagai pendukung pelayanan substantif dan sumber inspirasi lembaga legislatif dalam merancang dan mengoptimalkan peran public relation-nya, dengan selalu mengambil sikap proaktif dalam berkomunkasi dengan lembaga-lembaga yang potensial bersinergi dengan lembaga legislatif guna mewujudkan keharmonisan local triumvirat sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah.
       Dengan demikian, dimasa depan Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi perlu melakukan restrukturisasi kelembagaan secara menyeluruh untuk mendukung terciptanya struktur pelayanan yang adaptif dan selaras dengan tugas, fungsi an agenda kerja yang telah dimadatkan .








































\









BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN, STATEGI, DAN KEBIJAKAN
SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SIGI
4.1. Visi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi
Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi merumuskan Visi Organisasi sebagai gambaran saat ini tentang keadaan organisasi di masa depan, yang realistis dan ingin diwujudkan oleh organisasi dalam kurun waktu tertentu. Rumusan Visi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi adalah :
” Terwujudnya Optimalisasi fungsi substantif dan administratif Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten Sigi dalam mendukung sinergitas dan eksekutif sebagai unsur penyelenggara Pemerintah Daerah.”
Makna Visi tersebut adalah sebagai berikut :
Pertama : ”Terwujudnya optimalisasi fungsi substanstif dan administratif Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi ” yang dimaksud dalam Visi ini mencerminkan bahwa dimasa datang tugas pokok, dan fungsi Sekretraiat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sigi tidak dimaknai secara sempit yaitu hanya secara administratif / ketatausahaan (Cerical Work ) akan tetapi diarahkan pada dukungan dan penguasaan terhadap esensi pelaksanaan tugas legislasi, fungsi penganggaran dan fungsi pengawasan Dewan Perwakilan Rakyat Derah baik dari aspek teknis maupun akademis”.
Kedua      :            ”Mendukung sinergitas eksekutif dan legislatif sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah ” yang dimaksud dal am Visi ini mencerminkan kehandalan sumber daya manusia (SDM) dalam jajaran Sekretariat DPRD sebagai sumber inspirasi lembaga legislatif dalam merancang dan mengoptimalkan peran public relation-nya, dengan selalau bersikap proaktif dalam berkomunikasi dan berkoordinasi dengan lembaga-lembaga yang potensial bersinergi dengan lembaga legislatif guna mewujudkan keharmonisan local triumvirat sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah .
4.2. Misi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi
       Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi merumuskan Misi Organisasi sebagai tugas utama yang harus dilakukan organisasi guna mencapai Visi organisasi dengan memperhatikan kepentingan seluruh komponen dan pihak yang terkait dengan organisasi ke dalam 2 (dua) Misi yang jelas yaitu sebagai berikut :
1. Meningkatkan kualitas pelaksanaan fungsi Substanstif dan Administratif aparatur Sekretariat DPRD guna menunjang optimalisasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi.
Penjelasan :
1.1  Meningkatkan kualitas pelaksanaan fungsi substantif, mencerminkan adanya perluasan wawasan dan pengetahuan dalam memahami tugas dan fungsi sesuai kedudukannya dalam Sekretariat DPRD guna mendukung pelaksanaan fungsi legislasi, penganggaran dan pengawasan Anggota DPRD ;
1.2  Meningkatkan kualitas pelaksanaan fungsi administratif, mencermnkan bertambahnya kemampuan aparatur Sekretariat DPRD secara teknis administratif dan manajerial dalam mendukung tertib administrasi dan dokumentasi serta meningkatkan kinerja kegiatan.
2.  Mendukung sinergitas legislatif dan eksekutif sebagai unsur penyelenggara Pemrintahan Daerah mencerminkan kehandalan aparatur Sekretraiat DPRD Kabupaten Sigi dalam menjembatani kepentingan / aspirasi legislatif dan eksekutif.
Penjelasan :
2.1 Meningkatkan kapasitas Sekretariat DPRD dalam membangun jaringan informasi dan membentuk Pusat Penelitian dan Pelayanan Informasi;
2.2  Meningkatkan kapasitas Sekretariat DPRD dalam membangun jaringan kelembagaan untuk mendukung arus informasi dan komunikasi internal dan eksternal DPRD .
4.3. Nilai-Nilai Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi
       Guna menetapkan tujuan dan sasaran organisasi, diperlukan suatu nilai-nilai ( Value) yang merupakan kriteria tentang kebaikan dan kebenaran yang diyakini dan diterapkan dalam kehidupan organisasi sehingga menjadi norma yang diyakini dalam kehidupan individu, Sekretariat DPRD Kabupaten Sigi menetapkan beberapa nilai penting yang berkaitan denganperencanaan dalam manjemen Strategis sebagai :
1.    Bekerja dalam kebersamaan (togetherness) lebih baik dari pada bekerja sendiri-sendiri;
2.    Memahami dan ikut merasakan masalah yang dihadapi orang lain (empathy);
3.    Kesediaan utnuk memberikan bantuan secara ikhlas (assist) bersama
4.    Kematangan dalam mengatasi permasalahan maupun tantangan bersama ( maturity)
5.    Kesediaan bekerjasama berdasarkan persahabatan atau koperatif (willingness).
6.    Berpelilaku secara organisasional (organizational), yakni berinteraksi satu dengan yang lain dalam memecahkan masalah atau krisis;
7.    Saling menghormati serta menghargai terhadap sesama ( respect);
8.         Berprilaku santun, rendah hati, serta selalu memberikan kesejukan dalam setiap pertemuan (kindness)
9.    Menanamkan rasa hormat kepada orang lain, kemantapan pribadi (Integri)
10.  Menjaga dan melanjutkan tradisi inovasi (Inovatif), mau dan dapat mengadakan pembaharuan sesuai tantangan
11.  Keyakinan untuk selalu menjadi yang terbaik (competitiveness);
12.  Memiliki ketahanan dan menguasai perubahan (fleksibility);
13.  Kearifan/kebijaksanaan (wisdom).
14.  Menyelenggarakan kegiatan dengan jujur dan tulus (Ethics) menjamin perlakukan yang adil dan sama terhadap anggota organisasi, dan menyediakan informasi yang lengkap dan tepat.
















KESIMPULAN
Dengan adanya struktur organisasi Sekretariat DPRD Sigi, diharapkan semua komponen yang terkait bekerja sesuai dengan tugasnya masing- masing. selain itu, Demi terwujudnya suatu kestabilan kerja, maka kami berharap disamping pengembangan kita juga menjalin silaturahmi dengan sesama. Untuk mengembangkan Wilayah Kabupaten Sigi, kita wajib Menjalankan Visi dan Misi dengan baik, jauhi penyalahgunaan kedudukan yang tinggi untuk menindas orang yang dibawah,bertanggungjawab dan dapat dipercaya, menjujunjung tinggi Kedisiplinan Kerja dan saling membantu.



























RANGKUMAN
KINERJA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN SIGI






DISUSUN OLEH
                                                NAMA                        :    FANDI
NO. STAMBUK       :    211 01 308














SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)
PANCA MARGA PALU

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar